Понимание Вашей юридической обязанности: Требования к архивной документации для работодателей

С момента принятия нового Закона об архивах и архивных материалах работодатели неоднократно напоминались о своей обязанности передавать документацию в Архив Республики Сербия. К сожалению, многие работодатели до сих пор не выполняют эту юридическую обязанность.

Архивная книга является основным учетным документом всех архивных материалов и документов, образующихся в ходе деятельности организации. Ведение этой книги является обязательным для всех юридических лиц в Сербии, независимо от их размера или вида деятельности.

Кто обязан вести Архивную книгу? Обязанность распространяется на создателей и владельцев архивных материалов, за исключением физических лиц. Это включает государственные органы, государственные учреждения, органы местного самоуправления, публичные предприятия, субъекты, обладающие публичными полномочиями, коммерческие компании и другие юридические лица. Архивная книга служит инвентаризацией документов, при этом в ней не перечисляются содержание и названия документов. Вместо этого, в книге подводится итог по количеству документов, созданных в предыдущем календарном году, сгруппированных по категориям.

Поскольку ведение Архивной книги является юридической обязанностью, работодатели обязаны представить копию Архивной книги за предыдущий год в соответствующий архив до 30 апреля текущего года.

Даже если Ваша деятельность осуществляется в электронном виде, вы не освобождаетесь от обязанности представить физическую копию Архивной книги, так как Архив Республики Сербия пока не может принимать электронные документы. Когда такая возможность появится, пока неизвестно.

Не подача копии Архивной книги может привести к штрафам. Юридические лица могут быть оштрафованы на сумму от 50 000 до 2 000 000 динаров, в то время как ответственные лица могут быть оштрафованы на сумму до 150 000 динаров.

Для компаний, зарегистрированных на территории Сербии, также необходимо иметь соответствующие внутренние акты, касающиеся архивации. Согласно статье 14 закона, каждый создатель обязан принять следующие акты:

1. Общие рекомендации по учету, классификации, архивированию и хранению архивных материалов и документов.

2. Список категорий архивных материалов и документов с указанием сроков хранения.

3. Общие рекомендации по учету, защите и использованию электронных документов.

4. Решение о назначении ответственного лица за защиту архивных материалов и документов (особенно для коммерческих компаний).

Не принятие этих внутренних актов также может привести к штрафам. Юридические лица могут быть оштрафованы на сумму от 50 000 до 2 000 000 динаров, а ответственные лица – на сумму от 5 000 до 150 000 динаров.

Чтобы избежать штрафов как для компании, так и для ответственных лиц, не стесняйтесь связаться с нами, чтобы мы помогли Вам своевременно выполнить требования закона и подать необходимую копию Архивной книги.